Wdrożenie systemu ERP. Czego nie powie Ci dostawca?

..., gdzie ciąć cenę

Określenie właściwej ilości wymagań funkcjonalnych to pierwsza trudność, z którą spotyka się przedsiębiorstwo przy tworzeniu zapytania ofertowego.

Kluczowym problemem jest ich właściwe doprecyzowanie, nazwanie oraz nadanie im określonego statusu ważności.

W opinii Business Penetration & Consulting, każda pozycja na liście wymagań funkcjonalnych powinna być rozpatrywana w perspektywie trzech poziomów krytyczności (ich nazewnictwo jest sprawą drugorzędną):

  • Kluczowe/Wymagane - Najwyższy poziom krytyczności, który odnosi się do funkcji w rozwiązaniu IT, które dotyczą podstawowej działalności organizacji. Są one bezpośrednio związane z celami wdrożenia (np. Usprawnienie planowania produkcji: „Możliwość ustawiania priorytetu danego zlecenia produkcyjnego”; Optymalizacja pracy na magazynie: „Obsługa rozchodów magazynowych metodą FIFO, FIFO wg partii, itp.”; Przyśpieszenie procesu sprzedaży: „Możliwość sprzedaży i tworzenia zleceń sprzedaży w powiązaniu z ofertą z CRM”). Decydenci powinni rozpatrywać wyłącznie te systemy, które oferują w standardzie funkcjonalnym wymagania opatrzone statusem „kluczowe/wymagane”. W przypadku zmniejszenia zakresu projektu nie powinno się sięgać do tych funkcjonalności.
  • Wysoki/Wysoki Priorytet - Wymagania funkcjonalne, które związane są z realizacją głównych celów wdrożenia (bądź kluczowych aspektów celów drugorzędnych) z tą różnicą, iż nie są one dla przedsiębiorstwa krytyczne. Oznacza to, że decydenci akceptują możliwość ich modyfikacji bądź osiągnięcia danej funkcjonalności w inny sposób. Wskazane wymagania są najczęstszym wyznacznikiem ostatecznej oceny systemów (oczywiście tych rozwiązań, które kluczowe funkcjonalności ma w standardzie i są poddawane dalszej analizie).
    W przypadku zmniejszenia zakresu projektu powinno się sięgać do tych funkcjonalności tylko w ostateczności.
  • Średni/Życzeniowy - Życzeniowa lista potrzeb, która często dotyczy celów drugorzędnych i obszarów nie będących podstawą działalności przedsiębiorstwa. W tej grupie znajdują się wszelkie funkcjonalności, które potencjalnie usprawniłby naszą pracę, lecz nie mają na nią bezpośredniego wpływu. Często są to potrzeby wynikające z przyszłościowych planów przedsiębiorstwa (np. platforma B2B, sklep internetowy, oddział zagraniczny) lub dotyczą sytuacji wyjątkowych/sporadycznych (np. realizacja nietypowego zamówienia, wyjątek w procesie magazynowym, księgowym).

W przypadkach konieczności zmniejszenia zakresu projektu (ze względu na czas realizacji, budżet projektu), firma powinna sięgać w pierwszej kolejności do tych funkcjonalności.

Aby prawidłowo sporządzić listę wymagań funkcjonalnych wobec systemu informatycznego przedsiębiorstwo powinno wykonać analizę potrzeb biznesowych. Powinna ona obejmować opis bieżących procesów w przedsiębiorstwie (ze wskazaniem wąskich gardeł w działalności), jak i wymagań wobec systemu w perspektywie najbliższych lat.

Na zbyt obszernej liście wymagań, obok potrzeb strategicznych mogą znaleźć się opcjonalne. W konsekwencji przedsiębiorstwo może otrzymać oferty wyłącznie od dostawców, którzy oferują rozbudowane systemy o wartości kilku milionów złotych.

W praktyce okazuje się jednak, że firma nie potrzebuje aż tak dużych i drogich narzędzi informatycznych, gdyż większość zawartych w zapytaniu funkcji ma priorytet życzeniowy lub opcjonalny.

Zbyt wąski zakres wymagań funkcjonalnych przedstawionych w zapytaniu może spowodować, że zostanie wybrany system niedostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa.

Zdarza się, iż decydenci zapominają o umieszczeniu w dokumencie funkcji dla nich oczywistych, a strategicznych z punktu widzenia przedsiębiorstwa.

Na listach nie umieszczane są obszary, które mogą być zinformatyzowane wyłącznie przez wyspecjalizowane systemy.

W konsekwencji przedsiębiorcy otrzymują bardzo wiele ofert, które obejmują standardowy pakiet funkcjonalności, a nie są w stanie zaspokoić specyficznych potrzeb organizacji.

Copyright 2007 – 2018 © Prawa autorskie do strony internetowej oraz jej zawartości przysługują firmie
BPC GROUP POLAND bądź innym podmiotom uprawnionym – i chronione są przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
×

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. Repellat impedit repellendus vero cupiditate suscipit, tempora quae praesentium qui omnis molestias fugiat totam architecto quo ad aliquam excepturi. Quia, id quo.

Trwa ładowanie.. Proszę czekać...

Trwa Ładowanie